Artikelen getagged met: 'structuur'

23
11
16

Als PowerPoint regeert

 

‘Wat denk je, kan dit als presentatie?’

Ik hoor aan haar stem dat Jacqueline het antwoord al weet.

Samen scrollen we door de PowerPoint op haar mobiele telefoon.

 

Slechte PPT op iPhone gecropt

De presentatie gaat over het onderbrengen van meerdere locaties in één bedrijfspand. Teams gaan samenwerken en er moet één ‘bedrijfscultuur’ komen.

De bijeenkomst met alle medewerkers is over een paar dagen. Jacqueline begeleidt het proces en vraagt mij om advies.

 

We kijken naar een document

 

De bladspiegel zegt genoeg.

Een samenvoeging van bedrijfsonderdelen is een verandering. Mensen houden niet van veranderingen. Als je alle in’s en out’s in één presentatie behandelt, dan overval je de groep. Grote kans dat mensen met de hakken in het zand gaan staan.

 

Een presentatie waar het op aan komt heeft één heldere boodschap. Afgestemd op het publiek. Uit alle informatie is een afgewogen keuze gemaakt.

 

Hoe maak je van een presentatie een ervaring?

 

Laten we eens kijken hoe het Rijksmuseum dat doet.

 

Pardon? Een museum bestaat uit plaatjes, dat is van zichzelf al een belevenis.

 

Ja, ja, ik weet dat veel presentaties gaan over ict, cijfers of ingewikkelde processen. En ik hoor je denken: ‘Daar is geen belevenis van te maken of plaatjes bij te bedenken.’

 

Even geduld, want ook het Rijksmuseum staat voor dezelfde klus als jij.

 

Stel dat het platform regeert. Bij het Rijks zijn dat de expositieruimten. Je hangt alles op wat je hebt; 576.000 werken. Ik denk dat het gebouw te klein is om alles op te hangen, maar stel. Alle muren van alle expositieruimtes zien er dan zo uit.

 

schilderijen.001

 

Waar kijk je naar?

Hoe verwerk je zoveel indrukken? Zaal na zaal.

Wat onthoud je hiervan? Waar hangt het topstuk?

 

Veel presentaties zien eruit als een museum waarin alles wordt getoond

 

PowerPoint regeert. Met grenzeloos veel slides waarin je informatie kwijt kunt. De snelste en eenvoudigste manier om een presentatie te maken.

 

Een deelnemer aan mijn training vertelde me dat hij onlangs zo’n presentatie had gezien.

 

Ik was bij een congres met één keynote speaker. Toen hij zijn PowerPointpresentatie opende, heb ik direct mijn bril afgezet. De slides waren te vol en leidden af van zijn verhaal. Ik wilde alleen naar de spreker kijken. Maar dat hielp niet. Ik heb nauwelijks iets van zijn presentatie onthouden. Het was te ingewikkeld, maar vooral teveel. Zelfs voor mij als professional. Zonde van mijn tijd.

 

Een presentatie wordt een ervaring als je start met de inhoud

 

Vergeet het platform. Maak de presentatie ‘op maat’ voor je toehoorder. Welke boodschap is het belangrijkste? En welke inhoud kies je dan?

 

Er is een grens aan informatie verwerken, zelfs als het om beelden gaat. Het is niet voor niets dat topstukken in het Rijksmuseum een hele wand voor zichzelf krijgen.

 

Soms is het verhaal niets anders dan één enkel uitgelicht detail

 

Wist je dat de schutters op ‘De Nachtwacht’ Kloveniers zijn? De kip aan de gordel van het meisje verwijst naar de ‘Clauweniers’. En in haar hand houdt het meisje een ceremoniële drinkhoorn van de Kloveniers.

 

meisje nachtwacht kip hoorn

Het museum maakt keuzes. Het toont steeds een beperkt aantal werken die samen één boodschap vertellen. De rest ligt in het depot.

 

Eén onderwerp verder uitgediept, is voor je publiek veel interessanter dan tien onderwerpen globaal behandelen.

 

Mensen worden niet aangetrokken door veel inhoud, maar door inhoud die ze snel kunnen begrijpen

 

Dus.

 

Sluit je computer. Bepaal één boodschap. Maak rigoureus keuzes uit alle informatie. En bouw dan een beeldpresentatie.

 

Vanwege de korte termijn kiest Jacqueline voor de tussenoplossing. Ze houdt een kort verhaal. De rest van haar spreektijd gaat zij in gesprek met de medewerkers van het bedrijf. De PowerPointpresentatie geeft zij na afloop mee.

 

Fotomateriaal

rijksmuseum.nl/rijksstudio (de hele verzameling van het Rijksmuseum is vrij te gebruiken)

 

 

11
07
12

Het geheim van een makkelijk te onthouden presentatie


Een presentatie is lastig te onthouden als het bestaat uit een aaneenschakeling van feiten.

 

Vertel een verhaal en je bent van dat probleem af.


Zo simpel is het.


Wanneer je de betere TED talks (ted.com) bekijkt, zit daar altijd een of meerdere verhalen in verwerkt.


Verhalen hebben een structuur die ons brein prettig vindt; begin, midden en eind.


Verhalen creëren een mentaal plaatje in de hoofden van het publiek. En we kunnen nou eenmaal beelden langer onthouden.

TED winnaar 2011 JR vertelt een prachtige verhaal over zijn fotoproject en de vraag "could art change the world?" (24 min).





Een paar dingen die opvallen in deze presentatie.


JR start meteen.

"2 weeks ago I was in my studio in Paris and the phone rang….".
Vanaf die eerste seconde heeft hij de aandacht van het publiek te pakken. Hij neemt het mee naar zijn studio en de rest van het verhaal speelt zich af over grote delen van de wereld, begeleid door foto's.

Zijn verhaal bestaat uit een driedeling: beeld, effect, betekenis.

Het eerste deel start met het beeld van zijn studio in Parijs en de uitnodiging voor TED talks.

Daarna beschrijft hij waar hij ooit begon en hoe zijn reis zich heeft ontwikkeld. Hij vertelt hoe zijn project effect heeft op de mensen en op hemzelf. De betekenis voor zijn publiek: antwoord op de vraag of kunst de wereld kan veranderen.

Met als slot een duidelijke vraag om actie van het publiek ….

Om verhalen tot leven te wekken heb je details nodig.

Niet te veel maar ook niet te weinig. JR vertelt het publiek bijvoorbeeld hoe een onderdeel van een totale fotocollage op een van de daken ineens verdwenen was. De persoon die onder dat deel van het dak woonde, was verhuisd. Een prachtig detail, dat je niet snel vergeet!

JR last mooie pauzes in en haast zich niet door zijn verhaal.

Op het moment dat hij foto's laat zien, is hij soms helemaal stil. Het publiek kan de foto's in zich opnemen.

Het is een echt heldenverhaal, niet geheel zonder gevaar.

De held komt verschillende soorten obstakels tegen, maar overwint en is succesvol.

JR is een goede opvolger van TED winnaar 2010 Jamie Oliver. Meer informatie over het project van JR vind je op www.insideoutproject.net

Welke methode gebruik jij om een verhaal te onthouden?

31
10
11

5 snelle tips om een vragenvuur tijdens je presentatie te doorstaan


Een presentatie kun je voorbereiden. Maar hoe zit het met het vragenrondje?

De meeste sprekers plannen dat rondje aan het einde van hun presentatie.

Soms ontstaan er heftige discussies, soms het eindigt de presentatie wat flauwtjes. Het is vaak een eng moment, omdat je dat nou juist niet in de hand hebt, of toch wel?


Laat je het publiek vrij 'schieten' of kun je ook de vragen onder controle houden?


5 snelle tips die je mee kunt nemen in de voorbereiding.

  1. Bouw na elk blokje tekst of onderdeel van je verhaal een vraag in.
  2. Vraag: “welke vragen heeft u?” in plaats van “zijn er vragen?”.
  3. Reageer op verschillende manieren en niet alleen met “goede vraag”, maar bijvoorbeeld "ik hoopte al dat iemand dat zou vragen" of "precies, laten we het daar eens over hebben". Maak een lijstje en train jezelf om steeds een andere reactie te gebruiken.
  4. Manage de vragen:
    - bepaal de volgorde voor vragenstellers
    - herhaal de vraag
    - bevestig de vraag: “is dit uw vraag?”, wilt u dit weten?”
    - beperk de tijd “we hebben tijd voor 3 vragen”, “we hebben 10 minuten voor enkele vragen”
  5. Houd het einde in de hand, de vragenronde is niet het einde; vat samen en eindig met jouw kernboodschap of oproep tot actie

Heb je meer handige tips? Laat ze hieronder bij de comments horen.

 

12
11
10

Wat doe je als je ineens minder tijd krijgt voor een presentatie?

 


Je voorganger hield een veel te lang verhaal. Of je je presentatie even wilt inkorten.

Fijn, heb je een mooi gestructureerde presentatie binnen de gestelde tijd gemaakt, moet het ineens een stuk korter.


Je kunt het tempo opvoeren en toch je hele presentatie doen.


De neiging van de meeste sprekers is om in een enorm tempo toch alles te vertellen.

Dit heeft totaal geen zin.

Alle emotie die je in je verhaal hebt gebracht door bijvoorbeeld pauzes in te lassen of klemtonen aan te brengen gaat verloren.

Wat doe je als je een kortere presentatietijd krijgt?
 

1. Anticiperen

  • Zorg dat je tekst goed gestructureerd en verdeeld is in hapklare brokken. Je kunt dan snel kiezen welke brokken tekst je laat vervallen. Die kun je eventueel later nasturen of op je website zetten.
  • In mijn blogartikel over keuzes maken in je tekst staat de suggestie om van elk blokje tekst een 1-minuut presentatie te maken. Doe je die exercitie bij de voorbereiding dan heb je van elk blokje tekst de kernboodschap paraat.
  • De kans op deze vraag om je presentatie te verkorten is groter wanneer je deelneemt aan een event met meerdere sprekers. Maak in zo'n geval voor de zekerheid altijd een verkorte versie van 10 tot 15 minuten.

2. Ter plekke een keuze maken.

Leg het publiek de drie belangrijkste punten voor die je wil bespreken en vraag hen er één te kiezen. Stuur na afloop een hand-out met de overige informatie en zorg dat jouw contactinformatie duidelijk vermeld staat.


Is het jou wel eens overkomen dat je minder tijd kreeg voor je presentatie? Wat heb je toen gedaan?

13
02
10

Jamie Oliver wint TED prize voor beste presentatie


De TED Prize wordt jaarlijks uitgereikt aan iemand met een fantastisch idee. Presentatie speelt natuurlijk een grote rol.

In 2010 is hij voor Jamie Oliver.

De prijswinnaar houdt een presentatie van 18 minuten presentatie en mag één wens doen om de wereld te veranderen.


Jamie Oliver's verhaal raakt het publiek.


Ondanks dat zijn presentatie technisch niet helemaal volmaakt is. Hij loopt bijvoorbeeld vaak naar het scherm en staat dan met zijn rug naar het publiek. Maar de betrokkenheid waarmee hij spreekt, wint het wat mij betreft ruimschoots van de imperfecties.

Hij heeft een goede verhaallijn.

 

Hij beschrijft het probleem en werkt naar de climax. De oplossing.

Het probleem plaatst hij met een eenvoudige staafdiagram in een context. Daarmee geeft hij aan hoe groot het is ten opzichte van andere maatschappelijke problemen.

Vervolgens werkt hij de details wat verder uit en illustreert deze met foto's en een filmpje.

Hij laat zelfs live zien hoeveel suiker een kind in 5 jaar tijd binnen krijgt.


De beelden en live demonstratie versterken op een krachtige manier zijn gesproken woord.



Bekijk eens een paar video's op TED.com. Welke presentatie vind jij geweldig en wil je een artikel over lezen? Meld 'm hieronder.