Hoe een gefocuste presentatie begint in totale chaos

door Pauline le Rûtte  |    3 minuten leestijd

Alice moet focussen

Ik liet haar binnen in de Teams meeting en zag het meteen. De frustratie droop van haar gezicht.

Ze zat middenin module #2 van de Presentatie Strategie training.

Haar tafel lag propvol met geeltjes, rapporten, uitdraaien van PowerPoint presentaties, boeken en schriftjes.

Ze zag door de bomen het bos niet meer.

Een opgeruimd bureau is een opgeruimd hoofd

Veel productiviteitsexperts raden aan om je bureau zo leeg mogelijk te houden. En dat lijkt op het eerste oog een goed idee. Want je zou denken meer rommeligheid is meer chaos in je hoofd. 

Toch blijkt uit een onderzoek gepubliceerd in de Journal of Consumer Research uit 2011 dat een rommelig bureau je brein juist helpt om gefocust op zoek te gaan naar orde.

Toen ik mijn deelneemster vroeg om de kern te halen uit alles op haar tafel, lukte haar dat prima.

Waar kwam haar frustratie dán vandaan?

Bij de volgende module zei ze: ’Ik realiseer me dat ik een heel nieuw vak aan het leren ben en dat ik teveel onderdelen van het presentatieproces in één keer wil uitwerken.’

Als mens kunnen we ons maar op één ding tegelijk focussen. Switchen tussen meerdere dingen kan, maar daarmee holt je productiviteit achteruit. Het kost je meer tijd en je krijgt minder gedaan. Frustrerend.

Dus.

Focus op één ding.
Werk dat uit en wacht tot je alles hebt verzameld. 
Breng het resultaat terug tot de kern. 

Focus op het volgende. Herhaal de stappen. En heb geduld.

Toen ik dit artikel schreef, kwam er een quote van Simon Sinek mijn inbox binnen. 

 

Geduld is niet alleen wachten, maar ook openstaan voor dingen om je heen en linken leggen.

Hoeveel elementen bevat het presentatieproces?

Door haar opmerking over presenteren als nieuw vak, besloot ik om alle elementen van het presentatieproces eens in een mindmap te zetten. Grote en kleine onderwerpen. 

Het zijn er 70.

Ik begreep het maar al te goed, dat mijn deelneemster meerdere kleine onderwerpen tegelijk wilde oppakken. Het lijkt te doen.

Niet alleen is het inefficiënt om steeds te switchen tussen onderwerpen, er zit ook een vaste volgorde in de uitwerking. Zo kun je pas verder als je het doel van je presentatie helder hebt. En kun je pas starten met PowerPoint als je een verhaal hebt. 

Met enkelvoudige stappen kom je het verst

Mijn deelneemster liep er nog een tweede keer tegenaan.

Even werd ze ongeduldig en begon alvast met editen terwijl ze haar verhaal nog aan het schrijven was. En die twee gaan slecht samen.

In het schrijfproces zet je gedachten zonder censuur op papier. Stel je voor dat je over elke zinsopbouw en elk woord na moet denken. Dan gaat de hele flow van het schrijven verloren. Dat doe je pas in het editproces. Dan ben je kritisch en ga je schrappen en aanpassen.

Opnieuw lichte frustratie.

Maar toen het verhaal eenmaal stond, was de editfase een peuleschil. Ze zei: ’Ik had nu het goede hoofd om te schrappen en herschrijven.’

En zo is het.

 


Pauline le Rûtte
Over de auteur
Pauline le Rûtte

Een goede spreker draagt niet alleen informatie over, maar brengt zijn kennis tot leven.


Reactie

  • Kitty Kilian
    Kitty Kilian

    Inderdaad. Steeds opnieuw een deel oefenen, en als je het genoeg geautomatiseerd hebt valt de puzzel in elkaar. Maar het kan je gek maken in het begin! Ik ken dat ook.

     Reageer

    • Pauline
      Pauline

      Het ligt ook aan het type mens. Als je ongeduldig aangelegd bent, dan is het extra zwaar. Ik waarschuw ik mijn deelnemers altijd van te voren. Het wordt daarmee niet minder erg, maar in elk geval weten ze dat het normaal is en dat je er ook doorheen komt. En dat stoom uit de oren een signaal is dat je op de goede weg bent :-)


  • Carien
    Carien

    Ik denk niet dat je het over mij hebt, die ook in een presentatietraject door jou begeleid word, maar vind het heel herkenbaar. Na de eerste 'les' zie je het inderdaad niet meer zitten, maar worden de radartjes in je hoofd volop aan gezet. Dan ga je door die chaos ordenen en wordt het ineens helderder. Ben er nog niet, maar ben ook nog maar op de helft van de training. Work in progress :)

     Reageer

    • Pauline
      Pauline

      Nee ik heb het niet over jou Carien, maar ik heb het uiteindelijk wel over alle deelnemers aan mijn trainingen. Het is precies zoals je het zegt. Je móet door de chaos, diep gaan, om vervolgens met de goede kern er weer uit te komen. Daarna is het peanuts :-)

Schrijf je in voor de nieuwsbrief