Verrassend zakelijk spreken
Goed spreken is geen kwestie van aangeboren talent.
Iedereen kan leren om zijn publiek te boeien van de eerste tot de laatste minuut. En dat begint allemaal met de start van je presentatie.
Ontvang mijn nieuwsbrief en het gratis ebook.
Niets is nieuw [en hoe je toch een originele presentatie bouwt]
Waarom is de Mona Lisa het beroemdste schilderij in de wereld?
Het antwoord op die vraag is niet haar mysterieuze glimlach, maar een gebeurtenis op 21 augustus 1911. Op die dag wordt ze gestolen uit het Louvre.
Meerdere mensen worden ondervraagd. Onder wie Picasso, omdat hij ooit gestolen beeldjes en maskers had gekocht. Maar een dader wordt niet gevonden.
Twee jaar lang blijft het schilderij onvindbaar.
En dan ineens duikt het op. In Florence.
Peruggia, een medewerker van het Louvre, probeert het schilderij te verkopen aan de directeur van Galleria degli Uffizi. Peruggia was een Italiaanse nationalist en vond dat het schilderij in Italië thuishoorde. Hij was na de verdwijning wel ondervraagd, maar de politie had zijn alibi niet geverifieerd.
Na de terugkeer in het Louvre krijgt de Mona Lisa een speciale plaats in het museum en is het ’ineens’ beroemd.
Een sterk staaltje branding.
Zonder twijfel is de Mona Lisa een meesterwerk. Het is vernieuwend en technisch ingenieus in de tijd dat Da Vinci het maakt. Maar niet nieuw. Een voorstelling van een persoon met een landschap op de achtergrond was een eeuw eerder al gedaan door de Vlaamse meester Memling.
Ook in presentatieland is weinig nieuws onder de zon
Aristoteles schreef al 300 jaar voor Christus De Retorica. Door sommigen beschouwd als het meest toonaangevende dat ooit over overtuigingstechnieken geschreven werd.
Er zijn podia met specifieke presentatiestijlen zoals TED of De Universiteit van Nederland.
Hoe bouw je dan toch een originele presentatie?
Da Vinci heeft het antwoord.
Hij bestudeerde de natuur tot in detail. En omdat een fototoestel nog niet bestond, tekende hij alles. Hij wilde tot in detail begrijpen hoe dingen werkten. In totaal maakte hij meer dan 6.000 tekeningen.
De vrucht van een esdoorn inspireerde hem tot het eerste ontwerp van een helicopter.
Hij leerde van roofvogels hoe je optimaal gebruik maakt van thermiek en bedacht een deltavlieger. Da Vinci kopieerde en bouwde verder.
We leren van kopiëren
Toen ik in het najaar van 2016 begon aan de Davinci Cartooningcourse hebben we weken achter elkaar gekopieerd. Sid van Ice age, Snoopy, Kong Fu Panda, de Pink Panter. Door heel goed te kijken, leerde ik hoe deze cartoonfiguren in elkaar zitten.
Pas toen ik het kopiëren beheerste, kon ik door naar de volgende fase. De opbouw van elke cartoon was verankerd in mijn brein. Daardoor werd het mogelijk om cartoonfiguren uit mijn hoofd op papier te krijgen.
Het doel van de cursus was het creëren van een eigen cartoonfiguurtje. De laatste fase: iets bouwen dat nog niet bestaat. En ik ervoer dat het niets meer was, dan bouwen op bestaand werk en combineren van stijlen.
Mijn figuurtje is niet uniek, maar wel origineel. Opgebouwd uit componenten die al lang bestaan. Ze heet Alice.
Welke presentatie vind je heel goed en waarom?
Die vraag stel ik de deelnemers vaak aan het begin van mijn training. De antwoorden die ik krijg, luiden meestal ’ik vond hem of haar een charismatische spreker’ of ’ik was geboeid tot het einde’.
Maar dat zijn abstracte bevindingen. Want wat maakt iemand nou charismatisch? En hoe kreeg de spreker het voor elkaar om jou te boeien tot het einde?
Ontleden in kleine stukjes
Door in te zoomen op kleine onderdelen van de presentatie, worden je bevindingen concreet. Dan hoor je stembuigingen, ervaar je een heldere structuur en herinner je dat de spreker persoonlijke verhalen vertelde.
Je ontleedt als het ware de presentatie in piepkleine stukjes. Eén of meerdere van die stukjes kopieer je, maak je je eigen en bouw je op verder.
Stap uit je comfort-zone
Op weg naar de koffiecorner in een kantoor waar ik een opdracht doe, loop ik langs een vergaderzaal met een glazen wand. Het is donker binnen en ik moet twee keer kijken om te zien dat er mensen zitten. Ze staren onderuitgezakt naar een slide vol tekst.
Dit is het patroon waar veel sprekers in zitten.
Natuurlijk vraagt het lef om uit je comfort-zone te stappen en dat patroon te doorbreken. Om het anders te doen. Maar je zult ervaren dat spreken een stuk leuker wordt en dat je presentaties veel meer effect hebben.
Kopiëren is geen plagiaat
Door te kopiëren, goed luisteren en kijken, leer je hoe een spreker bijvoorbeeld zijn persoonlijke verhaal vertelt. Hoe hij een spanningsboog verwerkt. Een beetje overdrijft. En een brug maakt naar de rest van zijn presentatie.
Je ontdekt de gedachte achter iemands stijl. Je snapt waarom hij een bepaald verhaal of een bepaald beeld gebruikt.
En die kennis pas je toe op je eigen inhoud. Je verwerkt bestaande inzichten en combineert stijlen. Laagje voor laagje. Je bouwt voort op wat je ziet en hoort. Zo wordt jouw presentatie een origineel product.
Wie zijn jouw favoriete sprekers?
Ontleedt hun presentaties. Wat zie je, wat hoor je?
Stap uit je comfort-zone en kopieer wat je goed vindt.
Hoe denken en kijken deze sprekers?
Combineer stijlen.
Ontstijg de kopie en bouw je eigen originele presentatie.
Aan oefenen komt geen eind. Na een bezoek aan het Hergé museum in april ben ik verslingerd aan het kopiëren van Kuifje en zijn vrienden.
Fotoverantwoording:
Mona Lisa (Leonardo Da Vinci) - Wikimedia
Portret van een man (Memling) - Wikimedia
Schets van een helicopter (Leonardo Da Vinci) - Wikimedia
Maple leave - Pixabay
"Ideas are simply starting points. I can rarely set them down as they come to my mind. As soon as I start to work, others well up in my pen. To know what you’re going to draw, you have to begin drawing.”
—Pablo Picasso
Wat een PowerPointpresentatie onbewust vertelt over een spreker
Op een metrostation in Washington DC speelt een violist.
De dag is net begonnen en de meeste mensen haasten zich naar hun werk. Vrijwel niemand merkt de violist op.
Na drie minuten vertraagt een meneer heel even zijn pas. Een mevrouw gooit in het voorbijgaan een muntje in het bakje. Weer wat later staat iemand stil en leunt tegen de muur om een paar minuten te luisteren.
In de 45 minuten dat de violist speelt, stoppen er 7 mensen om te luisteren en zit er 32 dollar in het bakje.
De laatste twee minuten luistert er een mevrouw die de violist herkent. Na afloop gaat ze naar hem toe voor een kort praatje. De violist is Joshua Bell, één van de beste musici ter wereld.
Waarom blijft zo’n beroemde violist onopgemerkt?
Het antwoord komt van Aristoteles. Om anderen te overtuigen zijn er drie dingen nodig: logos, ethos en pathos.
Logos gaat over de inhoud, de argumenten waarmee een spreker overtuigt. Ethos is zijn geloofwaardigheid. Wat is zijn reputatie? Waar staat hij bekend om? En pathos is de emotionele connectie die een spreker met zijn publiek maakt.
In het geval van violist Bell ontbraken ethos en pathos. De inhoud, zijn spel, was van hoge kwaliteit. Maar omdat de voorbijgangers geen idee hadden van zijn reputatie, stopte alleen de dame die hem herkende. Een concertgebouw is speciaal ontworpen om een emotionele band te creëren tussen musicus en publiek. In een lawaaiig en druk metrostation is dat vrijwel onmogelijk.
Een sterke inhoud alleen is niet genoeg
Of je als spreker geloofwaardig overkomt, kun je niet helemaal sturen. Het is deels een persoonlijke voorkeur van de toehoorder. Maar de omgeving waarin je presenteert, kun je wel beïnvloeden. En al helemaal wat je laat zien in je PowerPointpresentatie.
Ik vraag mijn deelnemers vaak aan het begin van de training welke presentatie hen is bijgebleven. En waarom. Als beeldpresentaties ter sprake komen, hoor ik nooit dat ze zo genoten hebben van slides vol met tekst, bullets en willekeurig geplakte plaatjes.
Goed ontworpen slides zeggen iets over jou
Toehoorders zijn het zich meestal niet bewust, maar een spreker laat een indruk achter. Niet alleen met de inhoud van zijn verhaal, maar ook met goed ontworpen slides.
Stijlvol met oog voor detail
Het is niet altijd gemakkelijk om een samenhangend geheel te maken van alle informatie. Dat is precies waar de goed ontworpen slides zich onderscheiden van de snel in elkaar gezette PowerPointpresentaties. Je ziet meteen wanneer de spreker oog heeft voor detail. Kleuren zijn niet willekeurig gekozen maar volgens een kleurenschema. Het lettertype is duidelijk leesbaar. En niets is zomaar op de slide gezet.
Als je een PowerPointpresentatie goed ontwerpt, dan ervaart het publiek jou als iemand met stijl en oog voor detail. En het neemt aan dat je die zorg ook besteedt aan de rest van je werk.
Goed georganiseerd
Eén van de beste dingen die je kunt doen, is om alles dat niet bijdraagt aan het verhaal uit de PowerPointpresentatie te verwijderen. Je publiek zal je eeuwig dankbaar zijn. Overvolle slides ziet het al genoeg.
Wees super kritisch op wat je wel opneemt. Wat houdt het publiek op het goede spoor? Hoe versterken de slides het gesproken verhaal? Met de juiste elementen op de slides zal je publiek geen seconde afgeleid zijn. Het zal je waarderen voor zorgvuldig en strategisch gebruik van PowerPoint.
Creatief
Het publiek heeft al genoeg standaard presentaties gezien. Schotel ze niet wéér een tekstuele bulletpresentatie voor. Het zal bij voorbaat je boodschap lager inschatten. Zelfs door alleen al dat patroon te doorbreken maak je indruk: je bent in staat om anders te denken en creatieve oplossingen te vinden.
Mag je nu alleen nog maar met beelden werken?
Nee, dat hoeft helemaal niet. Het is geen kwestie van of tekst of beeld. In een zakelijke presentatie kun je heel goed een combinatie maken van verschillende typen slides.
Welke indruk laat je achter?
In onze informatieverzadigde wereld is het een hele toer om je boodschap over te brengen. Wil je een goede indruk achterlaten bij het publiek, besteed dan niet alleen aandacht aan de inhoud van het verhaal maar ook aan het ontwerpen van PowerPointslides.
Een mooie uitleg van TED-educational over de werking van logos, ethos en pathos
Hoe verander je een slechte gewoonte?
Elke dag na het avondeten krijg ik acuut zin in zoet.
De borden staan nog niet in de vaatwasser of ik stop een stuk chocola in mijn mond. Met achteraf spijt en het voornemen om het morgen helemaal anders te doen.
Slechte gewoontes zijn moeilijk te veranderen. En goede moeilijk aan te leren. Toch lukte het Claude Hopkins om een paar miljoen mensen binnen korte tijd een nieuwe goede gewoonte aan te leren.
Tandenpoetsen
Begin 20e eeuw kampt Amerika met een groot probleem. Bijna niemand poetst z’n tanden en een groot deel van de bevolking heeft rotte tanden. Met de komst van meer suikerhoudende producten moet daar snel iets aan gedaan worden. Slechte gebitshygiëne vormt een risico voor de volksgezondheid.
Pepsodent, de tandpasta die al een tijd op de markt is, wordt weinig gekocht. Totdat de producent de hulp van Claude Hopkins inroept. Claude is een man met veel ervaring in de advertentiewereld.
Hoe kreeg Claude een hele natie aan het poetsen?
In zijn boek ’Macht der gewoonte’ legt Charles Duhigg uit wat een gewoonte is, hoe gewoontes werken en hoe je ze kunt veranderen.
Wat is een gewoonte?
Ons brein is steeds op zoek naar manieren om energie te besparen. Het breekt één activiteit op in een reeks kleinere handelingen die we routinematig kunnen uitvoeren. Een auto parkeren is een mooi voorbeeld. We voeren een hele reeks handelingen uit, waar we niet meer bewust bij stilstaan. Parkeren is een gewoonte geworden.
Tenzij je vol in de aanval gaat om een gewoonte af te leren - tot je een nieuwe routine vindt - zal het patroon automatisch starten.
Hoe werkt een gewoonte?
Een gewoonte doorloopt continu drie elementen die je alle drie nodig hebt om hem te veranderen.
- Het start met een aansporing.
- Dan volgt de routinehandeling.
- En tenslotte de beloning.
Wat bedacht Claude als aansporing?
De aansporing is als een wekker, het signaal voor het brein om in actie te komen. Om een routine te starten.
Tijdens het bestuderen van één van de vele boeken over tandheelkunde vond Claude informatie over tandplak. Een laagje dat zich continu op onze tanden vormt. En iets waar niemand zich begin 20e eeuw druk om maakte. Totdat Claude de volgende tekst bedacht om in een advertentiecampagne te gebruiken: ’Haal je tong langs je tanden en je voelt een laagje. Dat laagje is de reden dat je tanden gelig eruit zien en dat zorgt voor verval.’
De aansporing was gevonden: als je ’s ochtends opstaat en je tong langs je tanden haalt, dan voel je een laagje.
Maar een aansporing alleen is niet genoeg. Een wekker kun je uitzetten. En lekker verder slapen. Om dat probleem te voorkomen heb je het tweede element nodig.
De routine van het tandenpoetsen
Een routine is een fysieke, mentale of emotionele actie die volgt na de aansporing. Hoe vaker je een routinehandeling uitvoert, hoe sterker hij wordt. Dat is wat Pepsodent meer dan een eeuw geleden startte. We poetsen onze tanden, en de meeste van ons twee keer per dag. De routine is ingesleten.
De ultieme beloning van Pepsodent
Geraffineerd is het wel. Poetsen met of zonder tandpasta maakt namelijk geen verschil voor tandplak. Je kunt plak ook met je vingers verwijderen. Claude gebruikte de plak alleen om mensen aan te sporen. Als beloning had hij geen gezond gebit in gedachten. Dat was niet aantrekkelijk genoeg om massaal te gaan poetsen. Nee, de ultieme beloning was een prachtige lach.
Binnen 5 jaar was Pepsodent één van de bekendste producten. De gewoonte om dagelijks je tanden te poetsen verspreidde zich in sneltreinvaart door Amerika. Bekende filmsterren schepten op over hun ’Pepsodent Smile’. En dertig jaar lang bleef het de best verkochte tandpasta in Amerika.
Hoe veranderen we een slechte gewoonte?
Nu we weten hoe de gewoontecirkel werkt, kunnen we een slechte gewoonte aanpakken.
Het laatste bord in de vaatwasser lijkt het begin van mijn chocoladeroutine. Maar de echte aansporing is het moment dat ik op de bank ga zitten om tv te kijken. Niet zo vreemd, want stress en verveling veroorzaken een groot deel van onze slechte gewoontes.
Zitten voor de tv is passief. Uit verveling beloon ik mezelf met iets zoets. Experimenteren met de beloning levert me niets op. In plaats van een stuk chocolade een appel of een cracker eten lukt maar een paar dagen, daarna verval ik weer in mijn oude gewoonte.
Ik zit nog steeds op de bank en verveel me
Tijd, plek, emotionele staat, andere mensen, en/of een activiteit die er pal aan voorafgaat, zijn de vijf categorieën die de aansporing vormen voor een routinehandeling. Door scherp in kaart te brengen welke van de vijf een rol speelt, ga je het patroon herkennen.
In mijn geval spelen meerdere categorieën een rol. De aansporing is een combinatie van tijd, plek en emotie. De oplossing is om na het eten niet direct op de bank te gaan zitten, maar aan tafel. En een activiteit te starten. Een cartoon tekenen, een boek lezen of nog wat werken.
Een veel voorkomende fout bij het stellen van doelen
We hebben een doel en willen verandering. En dat willen we snel. Dus prikken we een deadline. Op 1 juni ben ik van mijn chocoladegewoonte af en een paar kilo lichter.
Deze strategie heeft één groot nadeel. Een deadline niet halen, voelt als falen. Zelfs als we een deel van het doel wel gehaald hebben. Negen van de tien keer geven we op.
De kracht van een schema
In plaats van een deadline te stellen heb ik mijn todo-lijst aangepast. Op die wekelijkse lijst staan activiteiten die ik normaliter overdag doe. Daarvan schuif ik nu steeds één activiteit naar de avond en die doe ik aan tafel.
En nu?
Nu is het tijd om deze kennis toe te passen.
We worden aangespoord om een presentatie te houden. De routine waar we in vervallen is die van het maken van een bulletpresentatie. En de 'beloning' die daarop volgt is meestal een slapend publiek.
Hoe verander je deze routine?
Als je nog een presentatie moet maken, zet dan de computer uit. Vervang die oude routine om in PowerPoint te beginnen door te starten met een outline op papier.
Wat is de hoofdboodschap?
Welke onderwerpen onderbouwen de boodschap?
Hoe begin en eindig je? Tips vind je in ’De opening van een presentatie’.
Heb je al een bestaande presentatie, dan moet je nog heel even wachten. Eind april verschijnt ’Slide Metamorfose’. Een methode waarbij je in stappen een bulletpointpresentatie ombouwt tot een beeldpresentatie. Geen taaie berg met informatie, maar een zorgvuldig samengesteld ebook vol voorbeelden, beeldmateriaal en praktische handvatten om het proces van bullets naar beelden te doorlopen.
Beeldmateriaal
Pepsodent - Don O’Brien (Flickr)
Eigen cartoons
Andere informatie
Macht der gewoonte - Charles Duhigg
Tandpasta helpt maar deels tegen plak - www.dentalinfo.nl
Hoe je met PowerPoint een lekker leesbare handout maakt
Wereldwijd hebben mensen een haat-liefde verhouding met PowerPoint.
Het veroorzaakt saaie niet door te komen meetings.
Maar ligt dat aan PowerPoint of aan de manier waarop we ermee omgaan?
We proppen slides veel te vol met bullets en teksten
Toch is er een manier om PowerPoint wel met tekst te vullen zonder dat de toehoorder in slaap valt. Ik ontdekte op de website van mijn favoriete designster Nancy Duarte iets dat een nieuw licht schijnt op PowerPoint als tekstverwerker.
Duarte ontwerpt al 20 jaar presentaties voor een groot publiek zoals TEDtalks maar ook voor kleinere meetings zoals strategiesessies. Presentaties die een verandering bij het publiek teweeg brengen in hun denken, voelen en/of doen. Waarbij de spreker een essentieel onderdeel is en het publiek overtuigt van de verandering.
Een presentatie is niet altijd het meest geschikte medium om informatie over te dragen
Wat doe je als het niet simpelweg éénrichtingverkeer is? En je een conversatie op gang wilt brengen met ruimte om op elkaars ideeën voor te bouwen? Dan hoeft het publiek de boodschap niet direct van de spreker te horen.
Dan lezen ze vooraf een document
Vergeleken met een presentatie kun je veel meer en veel gedetailleerder informatie kwijt in een document. Maar, dat mondt meestal uit in lappen tekst waarvan niemand denkt: ’Goh, dit ziet er goed uit, ik ga er eens lekker voor zitten.’ Ook zijn ze niet geschikt als referentiemateriaal: ’Ga allemaal even naar de 3e paragraaf op pagina 17 vanaf zin …’ Dat duurt te lang.
Een ander alternatief.
Stuur de presentatie maar op
CEO’s en managers die geen tijd hebben om een document door te spitten, vragen vaak of zij ’de presentatie’ vooraf kunnen krijgen. Lees: een stapeltje slides met een samenvatting in tekst en bulletpoints met een nietje erdoor.
Zonder toelichting van de maker zijn ze niet te begrijpen. En vaak worden ze tijdens de meeting alsnog geprojecteerd en voorgelezen.
Als er iets saai is en weinig conversatie op gang brengt, dan zijn het dit soort ’presentaties’.
De slidedoc als oplossing
Wat je nodig hebt is een combinatie van een document en een presentatie. Iets dat wél uitnodigt tot lezen en waar je tijdens een meeting snel aan refereert.
Duarte ontwierp het en noemt het een slidedoc.
Je kunt het vergelijken met een brochure of magazine. Het heeft een heldere layout met korte tekstblokken die samen tot een groter punt leiden. Daardoor oogt het minder omvangrijk en minder intimiderend voor de lezer. Er is een uniforme uitstraling met koppen, tussenkoppen, paragrafen, maar ook bulletpoint lijstjes, quotes en beeldmateriaal om de inhoud te versterken.
Voorbeelden van layouts in een slidedoc
Maar ik ben toch geen designer die voor elke meeting een glossy handout maakt?
En daarom kun je op de website van Duarte twee kant-en-klare PowerPoint templates downloaden die je met eigen tekst en beeldmateriaal vult. De templates zijn geschikt als éénmalige handout of om steeds weer te gebruiken voor bijvoorbeeld maandelijkse updates.
En nu?
Download de templates op de website van Duarte en laat je door het format inspireren. Tover je document of bulletpresentatie om tot een lekker leesbare slidedoc.
Hoe je tekst en foto's combineert zonder dat de tekst onleesbaar wordt
Na afloop van een introductiemiddag over presenteren kwam een aanwezige naar mij toe en zei: "Ik zie de kracht van beelden, maar ik heb al een presentatie klaarliggen voor volgende week. Helaas staan op mijn slides alleen maar tekst en bulletlijstjes. Ik zou zo graag doen wat jij zegt en meer beelden gebruiken, maar ik heb weinig tijd om er nog wat aan te veranderen."
Toch kun je in korte tijd nog behoorlijk wat aanpassingen doen aan een bestaande presentatie.
In mijn nieuwe ebook 'Slidemetamorfose' leg ik precies uit hoe. Je leert je hoe je in een bestaande tekstuele presentatie meer rust brengt, hoe je teksten vervangt door beelden en hoe je door te denken als een designer goed ontworpen slides maakt.
Bekijk een voorproefje van één van de onderwerpen die ik in 'Slidemetamorfose' behandel: het combineren van tekst en foto's.
Witruimte from Pauline le Rutte on Vimeo.
Het boek is in een vergevorderd stadium. Nog even geduld.
Hoe een amateur spreker een professional wordt
Tot midden jaren ’60 is de duikrol de gangbare hoogspringtechniek.
Student Dick Fosbury is er niet bedreven in en springt maar 1 meter 63, wat 60 centimeter onder het wereldrecord ligt.
Fosbury bedenkt iets nieuws. Een achterwaartse sprong.
Zijn coach is niet enthousiast. Toch blijft Fosbury de nieuwe sprong oefenen. Uiteindelijk springt hij ver boven zijn persoonlijke record en maakt kans om mee te doen met de topspringers.
Maar de sprong ziet er zo gek uit dat het nog een hele tijd duurt voordat hij serieus genomen wordt.
Pas tijdens de Olympische Spelen van 1968 komt de doorbraak. De lat ligt op 2 meter 24 en Fosbury heeft nog twee tegenstanders. Het publiek staat inmiddels op de banken, alle ogen zijn gericht op het hoogspringen.
En Fosbury haalt goud.
Vanaf dat moment is de ’Fosbury Flop’ de gangbare sprong, die ook ik als 11-jarige leerde op atletiek, zoals je hiernaast op de foto ziet.
Door zijn aanpak te veranderen werd amateur Fosbury een prof
In de trein naar Amsterdam klapt een medereiziger zijn laptop open en start PowerPoint. Ik zie bullets. Hij begint driftig te typen en vult de slides verder aan met tekst. Grote kans dat hij diezelfde ochtend nog zijn presentatie geeft.
Mijn medereiziger bedenkt vanuit zijn expertise de inhoud voor zijn presentatie. Maar hij maakt geen keuzes. ALLES komt erin terecht. Hij beseft dat het veel tekst is en comprimeert het tot een rijtje bullets.
Mijn handen jeuken.
Iedereen kent ze, die eindeloze tekstuele bulletpoint presentaties. De spreker is een professional, maar de indruk die hij wekt is amateuristisch.
Sprekers hebben een andere aanpak nodig
De meeste sprekers blijven steken in de verzamelfase waardoor ze geen keuzes maken en geen structuur aanbrengen. Toehoorders worden de hele dag overspoeld met informatie. Maar als een presentatie geen duidelijke lijn heeft, haakt het publiek binnen de kortste keren af. De crux is, dat de verzamelfase niet thuis hoort in PowerPoint.
Doe het eens anders en volg deze drie eenvoudige stappen.
Stap 1: Laptop dicht en verzamelen
Pak een vel papier of geeltjes en schrijf alles op dat je te binnen schiet. Leg het weg, laat het sudderen en vul het aan. Dat kost een paar dagen. Soms langer.
Wát! Alsof ik zeeën van tijd heb.
Pick your battle
Interne presentaties over bijvoorbeeld de voortgang van een project of een onderzoek hoeven helemaal niet geprojecteerd te worden. Lappen tekst lezen van een scherm is onprettig. Een Worddocument volstaat. En als je papierloos werkt, stuur je vooraf een PDF.
Als je geen zeeën van tijd hebt, begin dan met een presentatie waar wat op het spel staat. Een interne presentaties waarin je een strategie uitlegt of van het managementteam een beslissing vraagt. Of een externe presentatie, zoals een keynote speech of een pitch.
Stap 2: Eén idee achter de presentatie
Nu de verzameling compleet is, bepaal je het centrale idee. Beperk jezelf. Noem één woord. Dat helpt je om een haarscherpe doorlopende lijn te creëren. Dat ene woord, of die ene zin (de kernboodschap) bepaalt wat er uit de verzameling informatie uiteindelijk in de presentatie terecht komt.
Stap 3: Maak een outline
Kies uit je verzamelde informatie datgene wat de boodschap het beste ondersteunt. Verdeel het over een begin, midden en eind. Vul het middendeel met niet meer dan drie onderwerpen. Liever drie onderwerpen verder uitgediept dan er 10 globaal genoemd.
Dat klinkt als een keurslijf. Ik improviseer meestal gewoon, dat werkt prima.
Martin Luther King Jr leerde op zijn vijfde al hele passages uit de Bijbel uit zijn hoofd. Later bereidde hij elke preek tot in de kleinste details voor. Op donderdag startte hij met het idee en een outline. De dagen erna schreef en herschreef hij het script. Daarna leerde hij de preek uit zijn hoofd. Dat kostte hem wekelijks 15 uur.
Al die uren voorbereiding en oefening betaalde zich terug op het meest cruciale moment in de geschiedenis met zijn ’I have a dream’ speech.
Weinig mensen weten dat het einde van zijn speech geïmproviseerd was.
Toen Mahalia Jackson schreeuwde ’Vertel ze over de droom, Martin’, kreeg het script een eigen leven. King gaf zich over aan zijn enthousiasme. Dat kon alleen omdat hij zich jarenlang had bekwaamd in het bouwen van scripts.
Eén boodschap, een heldere structuur en een script scheppen een kader waarmee je ruimte creëert om te improviseren. Dan lijkt het spreken vanzelf te gaan en ziet het publiek jouw enthousiasme.
Alleen professionals kunnen improviseren. Zij hebben jaren geoefend net als jazz muziekanten en topsporters.
Ontstijg de amateurstatus
Sluit je laptop en verzamel offline informatie. Bepaal één centrale boodschap en baseer daar de keuze voor de inhoud van de presentatie op. Schrijf een outline en behandel niet meer dan drie onderwerpen.
Internetverslaving
Onze aandachtsspanne is korter dan die van een goudvis
Ik ben Inbox Zero verslaafd.
Mijn kinderen dragen hun mobiel de hele dag in hun broekzak.
Gamen, Instagram en ‘Binge Watching’ zijn de ergste vormen van verslaving in ons huis. Het enige moment zonder scherm is tijdens het eten. En 's nachts. Op de slaapkamers zijn schermen verboden.
Ik maak me zorgen
Helemaal na het lezen van Adam Alter’s boek ‘Irresistible’. Het is een wereldwijde pandemie, de internetverslaving. We hebben er allemaal in meer of mindere mate last van. Een klein testje uit het boek laat je weten hoe het met jouw internetverslaving is gesteld. Noteer het eindgetal en lees verder.
In 2010 werd door de introductie van de iPhone het internet mobiel. Sindsdien groeit het aantal internetverslaafden snel.
Steve Jobs gaf zijn kinderen niet voor niets geen iPad. Hij kende de risico’s.
Never get high on your own supply
– Adam Alter in Irresistible
De helft van de wereld heeft een gedragsverslaving; email checken, op social media zitten, gamen, shoppen. En zelfs sporten is door de wearable tech vatbaar voor verslaving. Ik geef toe, na een paar weken 10.000 stappen per dag ging ik voor de bijl. Fitbit verslaafd, ben ik ook.
Jetlag
In de natuur is er alleen blauw licht overdag. Iedereen die ’s avonds een uur voor het slapen op een apparaat in blauw licht staart, veroorzaakt een jet lag. Je vertelt je lichaam dat de dag gaat beginnen, net voordat je gaat slapen.
In zijn boek legt Adam Alter uit waarom berichtenapp’s, email, social media, gamen en series kijken op Netflix zo verslavend zijn. Hij vertelt hoe het werkt en wat we eraan kunnen doen.
Hoe we argeloos in de verslavingsval lopen
Rokers, drinkers en drugsgebruikers zijn verslaafd aan een substantie. Appers, email checkers en gamers zijn gedragsverslaafd. Beide soorten verslaving hebben veel gelijkenissen. Niet de substantie zelf maar het verlangen naar de drug is voor een verslaafde sterker dan het lekker vinden ervan. Zelfs als als het zijn leven kapot maakt, blijft een drugsverslaafde toch gebruiken. En zo werkt het ook voor gedragsverslaafden.
Het gratis spelletje Flappy Bird werd in september 2013 ineens populair. Het is 50 miljoen keer gedownload. Sommige mensen raakten er hopeloos aan verslaafd.
Op allerlei manieren worden we in de val gelokt; met kleine haalbare doelen, feedback, beloningen, het overwinnen van obstakels, met cliffhangers en sociale interactie.
Mijn Inbox Zero verslaving, het doel om mijn inbox mailvrij te houden, komt met een prijs. Elke keer dat ik kijk, heb ik ongeveer 25 minuten nodig om weer volledig in de taak te zitten waar ik mee bezig was.
Het Tetris effect
Weet je nog die blokjes die naar beneden vielen? Soms zag je ze in je slaap nog. Tetris begint eenvoudig en wordt moeilijker naarmate je beter wordt. De stukjes vallen sneller en je hebt minder tijd om te reageren. Met het overwinnen van kleine obstakels houdt het spel je in de greep.
Zullen we er nog eentje doen?
Het is 23.00 uur, we kijken House of Cards en we kunnen niet meer stoppen. Soms zien we vier afleveringen op een avond. We zijn binge watchers. Mensen die niet kunnen stoppen met kijken naar series.
En Netflix weet precies hoe dat werkt. Series worden in één keer aangeboden. Elke aflevering eindigt met een cliffhanger. Het begin van de volgende aflevering geeft uitsluitsel. Dus wat doe je? Je kijkt nog een aflevering, en nog eentje. Voor je het weet heb je meer afleveringen gezien dan je van plan was. Netflix is sluw. Waar je eerst nog moest beslissen of je ging kijken, start sinds een tijd de volgende aflevering automatisch.
Als makke schapen laten we ons naar de slachtbank voeren.
Hoe kunnen we ons wapenen?
Dong Nguyen verdiende gemiddeld $ 50.000 per dag met het spel Flappy Bird. Na een jaar zag hij hoe zijn spelletje een enorme verslaving werd. Sommige spelers lieten in reviews weten dat het hun leven totaal had verwoest. Nguyen kon er niet meer tegen en verwijderde Flappy Bird.
Maar niet iedere ontwikkelaar zal gewetensvol zijn goudmijntje van het internet halen. Daarom moeten we onszelf wapenen.
Waarom Vietnam veteranen blijvend afkickten van drugs
In de Vietnamoorlog raakten uit verveling de helft van de Amerikaanse soldaten verslaafd aan heroïne. Eén van de meest verslavende middelen waarvan maar 5% van de gebruikers in één keer afkickt. Na terugkomst en een afkickperiode bleek 95% van de soldaten niet meer terug te vallen. Hoe kon dat?
De Amerikaanse soldaten die terugkeerden, stapten in een totaal andere omgeving en leven. Onderzoekers ontdekten dat een gedragsverslaving mede wordt bepaald door de context. Verander je de omgeving, dan is de kans groter dat je een van een gewoonte afkomt.
Gedragsarchitectuur
Eén van de oplossingen voor schermverslaving is ‘gedragsarchitectuur’. Bewust je omgeving vormgeven en verleidingen zoveel mogelijk verwijderen of verkleinen.
Natuurlijk is het onmogelijk om internet en schermen helemaal uit ons leven bannen, maar gedragsarchitectuur is een goed begin.
Hoe ver ben je bijvoorbeeld op dit moment van je telefoon verwijderd?
Ligt je mobiel ’s nachts naast je bed?
Bij het weerstaan van binge watching moet je net een stapje verder gaan. Je kunt natuurlijk Netflix de deur uit doen, maar het hoeft niet zo rigoureus. Bij Netflix draait het om cliffhangers. Die kun je weerstaan bijvoorbeeld door te stoppen net voor het einde van een aflevering, zodat je de cliffhanger niet meepakt. Of in de nieuwe aflevering de opheldering te bekijken en dan te stoppen.
Het begint bij onze kinderen
De eerste levensjaren van een kind bepalen hoe het in zijn latere leven communiceert. Onderzoekster Cash heeft er uitgesproken ideeën over: geen schermen in de eerste twee levensjaren, passief tv kijken vanaf 2 jaar en interactieve media zoals iPads en smartphones pas vanaf een jaar of 7.
Maar steeds meer kinderen onder de 2 jaar gebruikt regelmatig een iPad. Wat de gevolgen zijn, is nog onduidelijk. Voor deze éénjarige is swipen de manier om een bladzijde om te slaan.
Een andere manier van presenteren
Hoe kun je als spreker je publiek verleiden om te luisteren en te blijven luisteren? Hedendaagse sprekers die starten met het opsommen van een agenda halen de eerste 8 seconden van de aandachtsspanne niet.
Onze toehoorders zijn gewend aan geavanceerde verleidingsmiddelen zoals cliffhangers, haalbare doelen en het overwinnen van kleine obstakels. Willen we de aandacht vasthouden, dan moeten we als sprekers andere dingen gaan doen. In mijn blog ‘Hoe data een visueel feestje wordt’, lees je dat beelden daarin een grote rol spelen.
Play the music, don’t just show the notes
- Professor Hans Rosling
Persoonlijke communicatie is nog steeds het krachtigste middel om contact te maken en jouw kennis en ideeën te delen.
Laten we weer met elkaar praten. Live.
Wil je de uitslag van jouw test weten?
Die kun je hier downloaden.
Meer lezen?
Superverslavend van Adam Alter.
Binnen 8 seconden de aandacht van je publiek pakken?
Download mijn ebook ‘Hoe je pakkend start’, dan grijp je het publiek bij de leurven voordat het is afgeleid.
Fotomateriaal
Eigen illustraties
Apple Sphere – Blake Patterson (Flickr)
Hoe data een visueel feestje wordt
Alles voor een glimlach.
Dat is de slogan van Coolblue.
Bij dit succesvolle bedrijf maken ze de klant niet zomaar blij, maar heel blij.
Ze zijn anders.
Fris. Vrolijk. En gedreven.
En je voelt bij de eerste ervaring dat jij als klant belangrijk bent.
Zelfs hun algemene voorwaarden zijn anders.
Een nieuwe telefoon en proefstuderen
Deze week bestelde mijn zoon een nieuwe telefoon. Helaas waren we niet thuis om het pakketje in ontvangst te nemen want we gingen ’proefstuderen’. Samen een hele middag in de schoolbanken.
Het eerste deel was leuk en interactief. Het tweede deel een drama.
Vond ik. En vond ook mijn zoon. Hij zei letterlijk: ’Ik ben nog aan het denken over één ding en in de tussentijd heeft de professor al vijf andere onderwerpen behandeld. Het lijkt alsof hij gewoon z’n praatje wil houden en niet dat hij ons iets wil leren.’
Er was ongelooflijk veel mis
- teveel informatie
- de presentatie was niet afgestemd op de doelgroep
- een onduidelijk doel van de presentatie
- we werden overspoeld met jargon
- de slides met lappen tekst waren in het Engels, de mondelinge presentatie in het Nederlands
- overvolle modellen en grafieken
- van de drie kwartier kwam er pas in de laatste minuten een aansprekend voorbeeld
En dit was nog láng niet alles.
Wat we zagen was een geprojecteerde samenvatting voorgelezen door een professor.
Een mail van Coolblue
Gelukkig. Na een vermoeiend einde van de middag vinden we deze mail.
Publiek. Koning
Hoe zou het zijn als sprekers hun klant, het publiek, als koning zien? Als er meer plezier en enthousiasme in presentaties zouden zitten?
Dan zien we geen overvolle tekstuele slides meer die voorgelezen worden. Of sprekers die ongeoefend voor een zaal staan, omdat ze denken dat ze ’het wel even uit hun mouw schudden’. Geen ongestructureerde chaos van informatie met gortdroge opsommingen in bulletpoint rijtjes.
Nee, dan zien we alleen nog maar visuele traktaties. Eenvoudig en beeldend, zodat je direct begrijpt wat er wordt gezegd.
Waarom beelden goed zijn voor onze presentaties
Lappen tekst projecteren heeft geen zin. Ook al beweren velen dat het publiek dat nodig heeft. Het is alleen maar een excuus om je spreektekst niet te oefenen. Het staat immers geprojecteerd, dus je hoeft het alleen maar voor te lezen.
Alsof het publiek een voorlezer nodig heeft.
Tégen de bewering dat tekst nodig zou zijn, is wetenschappelijk bewijs.
Op de informatiesnelweg gaan mondelinge en geschreven tekst niet tegelijkertijd ons brein in. Je leest een slide OF je luistert naar de spreker.
Een combinatie van mondelinge tekst én beeld is ideaal. Zij versterken elkaar. Moleculair bioloog John Medina heeft dat onderzocht en komt tot een opmerkelijke conclusie in zijn boek Brain Rules.
If information is presented orally, people remember about 10%, tested 72 hours after exposure. That figure goes up to 65 percent if you add a picture.
Data en informatie hoeven niet saai te zijn. De oplossing ligt in de manier waarop ze tot leven worden gebracht.
Play the music, don’t just show the notes
Mijn held op het gebied van datavisualisatie is de recent overleden professor volksgezondheid aan het Karolinska Instituut in Zweden, Hans Rosling. Ongeëvenaard als het gaat om datacommunicatie. Zijn werk is vastgelegd in 10 TED talks en meer presentaties zijn te vinden op de website Gapminder.
Rosling kiest zijn data zorgvuldig en ondersteunt ze met heldere beelden. Niet alleen digitaal, maar ook ’gewoon’ analoog, zoals hij bij Zondag met Lubach demonstreerde (vanaf 5.50 min).
Rosling brengt data tot leven en geeft het context en betekenis, waarbij het publiek altijd voorop staat.
Few people will appreciate the music if I just show them the notes. Most of us need to listen to the music to understand how beautiful it is. But often that's how we present statistics; we just show the notes we don't play the music.
In 3 stappen een facelift voor je Powerpoint
Heb je het idee dat jouw PowerPoint presentatie teveel tekstuele slides bevat? Doorloop voor iedere slide dan de volgende 3 stappen.
- Zet elke bulletpoint of alinea op een aparte slide.
- Bedenk of die bulletpoint of alinea een boodschap of spreektekst is.
In het laatste geval verplaats je de tekst naar de notitiepagina. Formuleer de bulletpoint of alinea als boodschap in één korte zin. - In de laatste stap bepaal je of en hoe je de boodschap beeldend kunt maken.
Een voorbeeld van deze stappen vind je in de slideshare presentatie onder deze blog.
Op zoek naar betere middelen om te visualiseren
Rosling presenteert zijn data deels met het programma Gapminder. Gekleurde bollen vertegenwoordigen landen of bevolkingsgroepen. De bollen vliegen van links naar rechts in de tijd over het scherm en Rosling beweegt mee. Met zijn rug naar het publiek. En ook daarvoor heeft hij nog niet zo lang geleden een oplossing gevonden. Ik heb geen idee hoe hij het doet, maar in de video zie je hoe hij achter een onzichtbaar scherm staat, zodat hij contact houdt met het publiek.
Dus.
Volg de 3 stappen om slides met één boodschap te maken. Bekijk een aantal TEDtalks van Hans Rosling en laat je inspireren door zijn gedrevenheid om van data een feestje te maken.
Je kunt de slides op slideshare fullscreen bekijken.
Op nieuwsdieet
Lang schaamde ik me ervoor.
Ik verzweeg het.
Tijd om het maar eens hardop te zeggen: ’Ik ben een nieuwsmijder.’
De kranten, Pauw, Nieuwsuur, NOS journaal, Twitter- en Facebookberichten. Mijn dagelijkse portie nieuws.
Ik kan er niet meer tegen.
Zelfs een weekendabonnement op de Volkskrant heb ik weer opgezegd.
Waarom?
De negativiteit werd me teveel
Struisvogelpolitiek, Pauline. Er is nou eenmaal veel aan de hand in de wereld. Niet alles is rozengeur en maneschijn.
Dat is waar, maar het is niet alléén de overkill aan ellende.
Ik tast in het duister. Wat is waar en wat is nep?
Zoveel meningen van journalisten. En meningen over meningen.
Hoe zeker ben je ervan dat je niet met open ogen in een frame stapt?
En wat doe je tegen deze vorm van manipulatie?
Ik heb geen antwoord
Een kwestie van kritisch lezen en luisteren.
En juist dat lukt me niet. Door de grote hoeveelheid informatie voel ik me murw. Aan het einde van een volle dag heb ik de energie niet meer om kritisch te lezen, te luisteren én mijn eigen mening te vormen.
Lees je dan helemaal geen kranten meer? Kijk je geen nieuws?
Sommige mensen denken dat, maar zo is het natuurlijk niet.
Ik doseer het aanbod en ik maak keuzes
Een aantal onderwerpen hebben mijn voorkeur, zoals duurzaamheid, onderwijs en vluchtelingen. Andere onderwerpen komen op mijn pad en daaruit kies ik willekeurig. Dat kan vanalles zijn, van historische verhalen tot wetenschappelijke artikelen. Hoe mijn pet staat die dag.
Het aanbod bestaat onder andere uit De Correspondent, Blendle, nieuwsbrieven, podcasts, uitzendingen van Tegenlicht, Zembla en TEDtalks. Ik kijk graag documentaires, zoals die van Thomas Erdbrink over Iran.
Bij de Correspondent komen artikelen terug wanneer ze weer relevant zijn. Ze worden aangevuld met nieuwe informatie, zodat je uiteindelijk een completer beeld krijgt.
En dat is precies waar ik naar op zoek ben. Minder waan van de dag meer diepgang.
Sinds ik nieuws mijd, heb ik het idee dat ik meer weet
Dat lijkt tegenstrijdig, maar toch is het logisch. Ik hou meer tijd en vooral meer energie over om langere artikelen te lezen. Of naar een uitzending van bijvoorbeeld TEDdialogues van een uur te luisteren.
Mijn archief aan verhalen is inmiddels groot en komt goed van pas bij het bouwen van presentaties, waarin een verhaal dient als voorbeeld of metafoor.
Keuzes maken en het aanbod beperken tot een paar onderwerpen met diepgang sluit naadloos aan op mijn filosofie over presenteren waarbij je de hoeveelheid informatie beperkt en een heldere context schetst in plaats van een aantal willekeurige onderwerpen aan elkaar verbindt.
Hoe komt het dat ik die link nooit eerder heb gezien?
Waarschijnlijk omdat je het pas gaat zien als je het doorhebt :-)
Fotomateriaal:
Newspaper - Pixabay
Geef een reactie >
5 reacties >