Hoe het heurt online

door Pauline le Rûtte  |    6 minuten leestijd

Waarom we ons ook tijdens online presentaties en meetings aan regels houden.

Alice met kroon

Binge-watching was my middle name toen de serie The Crown op Netflix verscheen.

Weten dat je bovenal een instituut bent en daarna pas een mens. Wat doet dat met iemand? 

Ik vond het intrigerend en tegelijkertijd beklemmend om naar te kijken. Al die regels waar de Britse koninklijke familie en iedereen in de hofhouding zich aan te houden heeft.

etiquetten online presenteren

Eén misstap en het staat in de roddelbladen

De serie is een aaneenschakeling van momenten waarop specifieke regels gelden, zoals de aankleding van de tafels voor een diner op Buckingham Palace. Elke zitplaats heeft precies 47 cm ruimte, het bestek ligt op een duimbreed afstand van de rand van de tafel. Iedere gast heeft zijn eigen kaars om licht te schijnen op drie borden, zes glazen en negen stuks bestek. Geen wonder dat dit proces drie dagen in beslag neemt.

Het Britse koningshuis leeft met een extreme vorm van etiquette, die bij menigeen een gevoel van weerzin op zal wekken.

Toch hebben we etiquette nodig, ook voor zakelijke presentaties online

In een live webinar dat ik onlangs volgde, viel bij de gastspreekster de computer uit. Midden in haar verhaal. In de replay was te zien dat dat het rode lampje van haar batterij al een tijdje brandde. Ze had nog 8% procent en haar laptop zat niet aan de oplader.

Hoe meer je de online etiquette volgt en dus ook aan iets kleins als een oplader denkt, hoe groter de kans dat je het publiek betrokken houdt. 

Gelukkig zijn we niet afgehaakt tijdens het webinar, omdat de host het goed opving en hij de tijd tot haar terugkeer met nuttige informatie vulde.

20 etiquette regels voor host en deelnemers

De eerste 11 gelden voor host én deelnemer, daarna zijn ze alleen van toepassing op de host.

  1. Wees betrokken
    Net als offline heb je het grootste effect wanneer je echt betrokken en gefocust bent. En wanneer je actief luistert en deelneemt.
  2. Wees professioneel en klaar voor een camera
    Kleed je professioneel zoals je ook zou doen als je naar kantoor gaat. Het kan zijn dat je onverwacht op moet staan, dus ook geen joggingbroek.
  3. Camera aan
    Voor de host sowieso, maar als deelnemer ook. Bedenk dat het voor de host onprettig is om tegen zwarte vakjes of foto’s te praten. Laat je host zien dat je actief luistert, dat komt de interactie ten goede.
  4. Sterke internetconnectie
    Zorg dat je niet ineens wegvalt. Verbind je laptop met de router via een internetkabel. Check met een speedtest of je de goede snelheid hebt.
  5. Goed geluid
    Check de ruimte, is er een echo of zijn er bijgeluiden en kun je die wegkrijgen, gebruik oortjes om rondzingen te voorkomen. 
  6. Goed licht
    Ga met je gezicht naar de lichtbron toe zitten zodat het licht van voren komt. Hang iets voor het raam of doe de gordijnen dicht als je overbelicht bent. Of zet juist een soft- of  ringlamp aan bij onvoldoende licht.
  7. Een rustige achtergrond
    Zorg dat de kamer waar je zit, opgeruimd is of gebruik een digitale achtergrond.
  8. Camera op ooghoogte
    Kijk als host niet de hele tijd op een 2e device als daar Webex te zien is, maar in het oog van de camera. Plak er eventueel een foto achter om naar te kijken. Wanneer je als deelnemer antwoordt, kijk dan ook recht in de camera. Je maakt beter contact en je antwoord komt sterker over.
  9. Mute jezelf als je niet praat
    Zorg dat iedereen in alle rust kan luisteren. Als host is het niet altijd handig om jezelf steeds te muten. Zorg dan wel voor rust. Geen krakende papieren, eetgeluiden, kinderen, huisdieren, typen op je toetsenbord of andere achtergrond geluiden.
  10. Hou je aandacht erbij
    Voor de deelnemers geldt: iedereen heeft het in de gaten als je wat anders zit te doen. Het schaadt de meeting en is niet respectvol naar de host.  
  11. Voorbereiding
    Van zowel de host als de deelnemers is voorbereiding de sleutel tot een succesvolle meeting. Kun je als host de deelnemers van te voren iets sturen om te lezen?
  12. Een duidelijk doel
    Een meeting zonder helder doel is zonde van ieders tijd. Online is dit effect nog veel groter, omdat mensen bijna ongemerkt iets ander kunnen doen tijdens jouw presentatie. Laat de deelnemers weten wat het doel is van de presentatie, schets verwachtingen en bepaal of en welke beslissingen genomen moeten worden.
  13. Focus je op het faciliteren
    Ga als host niet multitasken en zet alle andere app’s en alle tabbladen in je browser uit om de verleiding te weerstaan. Maak notities met pen en papier, typen maakt teveel lawaai en leidt af. Als het even kan, laat het notuleren dan over aan een ander en focus op het faciliteren van de meeting.
  14. De juiste aftrap
    Vertel wie jij bent als mensen je nog niet kennen. Schets kort het doel van de meeting/presentatie en wat de uitkomst moet zijn. Geef duidelijke aanwijzingen over het verloop van de meeting, bijvoorbeeld over het stellen van vragen via chat of Mentimeter.
  15. Check of iedereen er nog bij is
    Vraag regelmatig of iedereen het nog kan volgen. Of er nog vragen zijn. Vraag ook eens bewust of mensen een andere mening hebben.
  16. Hou de tijd in de gaten
    Weet precies hoe lang een presentatie duurt en hoeveel tijd er is om vragen te stellen.
  17. Wees een goede gastvrouw/heer
    Hou je aan de afgesproken tijd. Beëindig de meeting met een resumé met daarin de conclusies en beslissingen en laat weten wat de deelnemers hierna kunnen verwachten: replay, antwoorden op vragen die nog niet beantwoord zijn. En bedank iedereen voor zijn bijdrage.
  18. Weest geduldig
    Zonder lichaamstaal kan jouw boodschap of die van een deelnemer anders overkomen dan je had bedoeld. Neem de tijd om misverstanden uit de wereld te helpen. Zorg voor de sfeer.
  19. Plan pauzes
    Het heeft geen zin om maar door te gaan. Een korte pauze vergroot de concentratie. 
  20. Voorbereiding
    Maak je bureaublad leeg, zodat de deelnemers niet per ongeluk dingen zien die niet voor hun ogen bedoeld zijn. Dit geldt ook voor tabbladen in je browser en andere apps die open staan. Zet schermen of presentaties die je wilt delen, klaar.
     
Wat is je volgende stap?

Download hier de PDF van de 20 etiquette regels en loop ze langs voordat je online gaat. Dan kom je professioneel over. Mensen vinden het fijn als een meeting goed georganiseerd is.

Fotomateriaal
Still uit de serie The Crown


LEES OOK

Waarom spreekvaardigheid onmisbaar is in je rol als projectleider
Moet je PowerPoint presentatie een kunstwerk zijn? [vlog]
De online presentatie strategie [training]

 


Pauline le Rûtte
Over de auteur
Pauline le Rûtte

Een goede spreker draagt niet alleen informatie over, maar brengt zijn kennis tot leven.


Reactie

Meld je aan voor de nieuwsbrief