Hoe je een presentatie over een veranderproces aanpakt

Oorzaak nummer 1: het verhaal is niet overtuigend genoeg.

Wil je een verandering doorvoeren, dan heb je boven alles een solide plan nodig waar de hele leiding achter staat. In de eerste presentatie over dat plan komt het erop aan. Dan beslissen mensen of ze erin meegaan.

Als je meteen begint met alle ins en outs van het plan, dan sla je een belangrijke fase over. Mensen moeten eerst begrijpen waarom een verandering nodig is, voordat ze openstaan voor een plan.

Begin daarom met het publiek.

Het publiek is de held

Je kunt nog zo’n mooi plan bedenken en mensen vertellen wat ze moeten doen, maar dat maakt ze nog niet tot actieve spelers in het veld.

Twee van mijn klanten bereiden op dit moment bij hun organisatie een veranderproces voor. Ze hebben de weken voor de presentatie gesprekken gevoerd met een aantal mensen uit hun (toekomstige) publiek. Hierdoor hebben ze de situatie en behoeften van hun publiek beter leren kennen. En dat had direct gevolgen voor de boodschap en welke onderwerpen zij in hun presentatie behandelden.

Het kostte mijn klanten extra tijd en inspanning, maar het had veel meer tijd gekost om hun hele presentatie om te bouwen. Of nog erger, een presentatie te geven die compleet verkeerd valt.

Eerst de reden dan de rest

Mensen houden niet van verandering en willen zeker niet veranderd worden. Ze zullen pas in beweging komen als ze weten waarom het nodig is. Als ze ervan overtuigd zijn dat ze van de huidige situatie over willen stappen naar het nieuwe perspectief.

Start je presentatie met dingen die je publiek herkent. Hoe ziet de huidige situatie eruit? Hoe ben je daar met elkaar gekomen? Welke dingen gaan goed? Welke dingen kunnen beter? 

Schets daarna het nieuwe perspectief. Hoe ziet de ideale toekomst eruit?

Deze tegenstelling aan het begin van de presentatie zet het brein van je publiek op scherp. Je hebt de volle aandacht.

Vertel een verhaal

Onderdruk de neiging om na dat begin meteen over te stappen op het hoe en wat. 

Neem de tijd om het gat tussen huidige en gewenste situatie te verduidelijken. Daarmee vergroot je het verlangen van het publiek naar een oplossing. Kom tot één gedeelde visie door een plaatje in de hoofden van je publiek te maken. Geen feitelijkheden maar een verhaal. De mensen in jouw organisatie zijn de helden in dat verhaal. Zij gaan die visie met elkaar waarmaken.

Wijs de weg

In de presentatie zet je vervolgens de eerste stap of stappen naar de nieuwe situatie. Markeer de mijlpalen. Hoe ziet de eerstvolgende tussentijdse nieuwe situatie eruit? Waar merk je dat aan? Wat moeten medewerkers kunnen en hoe worden ze daarin ondersteund? 

Geef mensen de kans om als helden op te treden en het pad mede uit te stippelen. Dat motiveert om samen de verandering aan te gaan. Maak je presentatie interactief zodat het publiek mee kan doen.

Het onderzoek van McKinsey is er duidelijk over. De kans dat een verandertraject slaagt, begint met overtuigend communiceren.