Hoe je PowerPoint inzet als verandertool

door Pauline le Rûtte  |    3 minuten leestijd

Veel presentaties zien eruit als een museum waar alles wordt vertoond.

iphone procreate

Wat denk je, kan dit als presentatie?

Ik hoor aan haar stem dat Jacqueline het antwoord al weet.

Samen scrollen we door de PowerPoint op haar mobiele telefoon.

De presentatie gaat over het onderbrengen van meerdere locaties in één bedrijfspand. Teams gaan samenwerken en er moet één ‘bedrijfscultuur’ komen.

De bijeenkomst met alle medewerkers is over een paar dagen. Jacqueline begeleidt het proces en vraagt mij om advies.

We kijken naar een document

De bladspiegel zegt genoeg.

Een samenvoeging van bedrijfsonderdelen is een verandering. Mensen houden niet van veranderingen. Als je alle in’s en out’s in één presentatie behandelt, dan overval je de groep. Grote kans dat mensen met de hakken in het zand gaan staan.

Een presentatie waar het op aan komt heeft één heldere boodschap. Afgestemd op het publiek. Uit alle informatie is een afgewogen keuze gemaakt.

Hoe maak je van een presentatie een ervaring?

Laten we eens kijken hoe het Rijksmuseum dat doet.

Pardon? Een museum bestaat uit plaatjes, dat is van zichzelf al een belevenis.

Ja, ja, ik weet dat veel presentaties gaan over ict, cijfers of ingewikkelde processen. En ik hoor je denken: ‘Daar is geen belevenis van te maken of plaatjes bij te bedenken.’

Even geduld, want ook het Rijksmuseum staat voor dezelfde klus als jij.

Stel dat het platform regeert. Bij het Rijks zijn dat de expositieruimten. Je hangt alles op wat je hebt; 576.000 werken. Ik denk dat het gebouw te klein is om alles op te hangen, maar stel. Alle muren van alle expositieruimtes zien er dan zo uit.

Waar kijk je naar?

Hoe verwerk je zoveel indrukken? Zaal na zaal.

Wat onthoud je hiervan? Waar hangt het topstuk?

Veel presentaties zien eruit als een museum waarin alles wordt getoond

PowerPoint regeert. Met grenzeloos veel slides waarin je informatie kwijt kunt. De snelste en eenvoudigste manier om een presentatie te maken.

Een deelnemer aan mijn training vertelde dat hij onlangs zo’n presentatie had gezien.

Ik was bij een congres met één keynote speaker. Toen hij zijn PowerPointpresentatie opende, heb ik direct mijn bril afgezet. De slides waren te vol en leidden af van zijn verhaal. Ik wilde alleen naar de spreker kijken. Maar dat hielp niet. Ik heb nauwelijks iets van zijn presentatie onthouden. Het was te ingewikkeld, maar vooral teveel. Zelfs voor mij als professional. Zonde van mijn tijd.

Een presentatie wordt een ervaring als je start met de inhoud

Vergeet het platform. Maak de presentatie ‘op maat’ voor je toehoorder. Welke boodschap is het belangrijkste? En welke inhoud kies je dan?

Er is een grens aan informatie verwerken, zelfs als het om beelden gaat. Het is niet voor niets dat topstukken in het Rijksmuseum een hele wand voor zichzelf krijgen.

Soms is het verhaal niets anders dan één enkel uitgelicht detail

Wist je dat de schutters op ‘De Nachtwacht’ Kloveniers zijn? De kip aan de gordel van het meisje verwijst naar de ‘Clauweniers’. En in haar hand houdt het meisje een ceremoniële drinkhoorn van de Kloveniers.


Het museum maakt keuzes. Het toont steeds een beperkt aantal werken die samen één boodschap vertellen. De rest ligt in het depot.

Eén onderwerp verder uitgediept, is voor je publiek veel interessanter dan tien onderwerpen globaal behandelen.

Mensen worden niet aangetrokken door veel inhoud, maar door inhoud die ze snel kunnen begrijpen

Dus


Sluit je computer. Bepaal één boodschap. Maak rigoureus keuzes uit alle informatie. En bouw dan een beeldpresentatie.

Vanwege de korte termijn kiest Jacqueline voor de tussenoplossing. Ze houdt een kort verhaal. De rest van haar spreektijd gaat zij in gesprek met de medewerkers van het bedrijf. De PowerPointpresentatie geeft zij na afloop mee.


Fotomateriaal
rijksmuseum.nl/rijksstudio (de hele verzameling van het Rijksmuseum is vrij te gebruiken)


Pauline le Rûtte
Over de auteur
Pauline le Rûtte

Een goede spreker draagt niet alleen informatie over, maar brengt zijn kennis tot leven.


Reactie

Praktische Presentatie-tips voor kenniswerkers